Bước 1:Ban Hợp tác quốc tế tiếp nhận thông tin từ đối tác và lập kế hoạch làm việc trình Giám đốc hoặc Phó Giám đốc phụ trách phê duyệt.
Bước 2: Chuẩn bị nội dung, chương trình làm việc cùng thành phần tham dự phía Đại học Huế và thông tin về đối tác trình Giám đốc hoặc Phó Giám đốc phụ trách.
Bước 3:Ban Hợp tác quốc tế đăng ký lịch công tác, báo cáo cơ quan chức năng (Công an, Sở Ngoại vụ), gửi đề nghị các công việc cần chuẩn bị cho Văn phòng, đồng thời thông báo cho các đơn vị liên quan theo phê duyệt của Giám đốc hoặc Phó giám đốc phụ trách trước khi khách đến 07 ngày.
Bước 4:Văn phòng chuẩn bị phương tiện, địa điểm làm việc, trang trí, nước uống, hoa quả, chụp ảnh, đưa tin và cung cấp thông tin (theo đề nghị của Ban Hợp tác quốc tế).
Bước 5: Ban Hợp tác quốc tế chuẩn bị tài liệu, sắp xếp chỗ ngồi, làm bảng tên (đối với các đoàn khách lớn, quan trọng), chuẩn bị quà tặng, tổ chức tiệc chiêu đãi (nếu có).
Bước 6:Hướng dẫn và liên hệ cho đoàn đến làm việc với các cơ quan khác (nếu cần).
Bước 7: Ghi chép biên bản buổi làm việc và cập nhật vào mạng nội bộ của Ban trong vòng 3 ngày sau khi kết thúc chuyến làm việc.
Bước 8: Tổng kết và báo cáo kết quả làm việc với Giám đốc và Phó giám đốc phụ trách trong vòng 07 ngày sau khi kết thúc chuyến làm việc.
Bước 9:Phân tích và xác định các khả năng hợp tác trong tương lai, đề xuất các hướng phát triển với đối tác
* Trường hợp khách của các đơn vị muốn làm việc với Đại học Huế
- Đơn vị gửi đề xuất kế hoạch, nội dung làm việc, thông tin nhân sự, kế hoạch đón tiếp (nơi ở, phương tiện đi lại), người phụ trách/liên hệ cho Đại học Huế (qua Ban Hợp tác quốc tế) trước khi khách đến làm việc ít nhất là 05 ngày.
- Sau khi được sự đồng ý của Đại học Huế, đơn vị chịu trách nhiệm báo cáo cơ quan chức năng (Công an, Sở Ngoại vụ) để thực hiện các bước theo quy trình tiếp khách quốc tế.
