Bước 1: Lập Dự án
Đơn vị được phân cấp lập dự án do chủ trì dự án và thủ trưởng đơn vị trực thuộc xây dựng, đề xuất (theo kế hoạch ngân sách nhà nước được phân cấp, kế hoạch vay vốn...)
Bước 2: Thẩm định dự án
Hội đồng thẩm định dự án Đại học Huế; tổ chuyên gia, tư vấn, phản biện dự án.
a) Đối với Dự án thuộc nguồn kinh phí thiết bị đào tạo,đầu mối thực hiện: Ban Quản trị cơ sở vật chất.
b) Đối với Dự án thuộc nguồn kinh phí khoa học công nghệ, công nghệ thông tin,đầu mối thực hiện: Ban Khoa học - Công nghệ, Trung tâm Công nghệ thông tin.
c) Đối với Dự án thuộc nguồn kinh phí Dự án giáo dục đại học,đầu mối thực hiện: Ban Điều phối Dự án giáo dục đại học.
d) Đối với Dự án thuộc nguồn kinh phí khác,đầu mối thực hiện: Ban Quản trị cơ sở vật chất kết hợp với đơn vị chủ trì dự án.
Bước 3: Phê duyệt dự án
Cấp phê duyệt: Bộ Giáo dục và Đào tạo
Ban Quản trị cơ sở vật chất, Ban Khoa học - Công nghệ, Trung tâm Công nghệ thông tin, Ban Điều phối Dự án giáo dục đại học của Đại học Huế (theo quy định ở bước 2) chịu trách nhiệm tổng hợp dự án và lập tờ trình xin phê duyệt các thủ tục thực hiện dự án đầu tư thiết bị.
Bước 4: Tổ chức Đấu thầu mua sắm
Giám đốc Đại học Huế ký quyết định thành lập Hội đồng đấu thầu của Đại học Huế. Hội đồng đấu thầu, Tổ chuyên gia, Tư vấn kỹ thuật tổ chức đấu thầu mua sắm theo quy định của mhà nước. Ban Quản trị cơ sở vật chất làm đầu mối thực hiện.
Bước 5: Hợp đồng mua sắm
Ban Quản trị cơ sở vật chất, Ban Kế hoạch – Tài chính phối hợp thực hiện hợp đồng mua sắm.
Bước 6: Nghiệm thu kỹ thuật
Nghiệm thu kỹ thuật do Hội đồng nghiệm thu kỹ thuật thực hiện. Thành phần Hội đồng nghiệm thu kỹ thuật gồm:
a) Đại học Huế:
+ Đại diện Ban Quản trị cơ sở vật chất (hoặc Ban Điều hành dự án);
+ Kế toán tài sản Ban Kế hoạch – Tài chính (hoặc Ban Điều hành dự án).
b) Đơn vị trực thuộc:
+ Chủ trì dự án, cán bộ phụ trách phòng thí nghiệm (hoặc Dự án);
+ Đại diện phòng chức năng quản lý tài sản;
+ Cán bộ phụ trách tài sản của đơn vị;
+ Kế toán tài sản;
+ Cán bộ kỹ thuật am hiểu về thiết bị chuyên môn (nếu cần).
Bước 7: Nghiệm thu và bàn giao sử dụng tài sản
Nghiệm thu và bàn giao sử dụng tài sản do Hội đồng nghiệm thu chịu trách nhiệm thực hiện. Hội đồng nghiệm thu và bàn giao sử dụng tài sản gồm:
a) Đại học Huế:
+ Đại diện Ban Giám đốc;
+ Đại diện Ban Kế hoạch – Tài chính;
+ Đại diện Ban Quản trị cơ sở vật chất (hoặc Ban Điều hành dự án);
+ Kế toán tài sản Ban Kế hoạch – Tài chính (hoặc Ban Điều hành dự án);
+ Cán bộ theo dõi tài sản Ban Quản trị cơ sở vật chất (hoặc Ban Điều hành dự án).
b) Đơn vị trực thuộc:
+ Đại diện Ban giám hiệu;
+ Trưởng (hoặc Phó) phòng chức năng quản lý tài sản;
+ Kế toán trưởng;
+ Chủ trì dự án, cán bộ phụ trách phòng thí nghiệm (hoặc Dự án);
+ Cán bộ phụ trách tài sản của đơn vị;
+ Kế toán tài sản.
Bước 8: Thanh toán, hạch toán tăng tài sản
a) Ban Kế hoạch – Tài chính thực hiện:
+ Thanh toán, thanh lý hợp đồng, quyết toán kinh phí thực hiện với ngân sách nhà nước.
+ Hạch toán kế toán các tài khoản có liên quan theo Mục lục ngân sách nhà nước trong quá trình phát sinh, không hạch toán tăng tài sản cố định.
b) Đơn vị trực thuộc thực hiện:
+ Tiếp nhận, quản lý và sử dụng đúng mục đích yêu cầu của chương trình dự án.
+ Căn cứ vào Biên bản giao nhận tài sản cố định, hạch toán kế toán tăng tài sản với các tài khoản liên quan.
+ Ghi sổ theo dõi tài sản (mẫu S31-H/QĐ19) và sổ theo dõi tài sản, dụng cụ lâu bền đang sử dụng (mẫu S32-H/QĐ19)
