Bước 1. Lập yêu cầu sửa chữa
- Đơn vị, cá nhân có trang thiết bị cần sửa chữa lập Phiếu đề nghị sửa chữa trang thiết bị được quy định theo mẫu gửi Văn phòng Đại học Huế.
- Khi có sự cố cần khắc phục khẩn cấp, các đơn vị cần thông báo bằng điện thoại cho lãnh đạo Văn phòng hoặc Tổ Quản trị CSVC và lập phiếu sau.
Bước 2. Tiếp nhận yêu cầu sửa chữa và kiểm tra
- Tổ Quản trị CSVC tiếp nhận phiếu đề nghị sửa chữa trang thiết bị, kiểm tra tình trạng của trang thiết bị.
- Kết quả kiểm tra tình trạng hư hỏng của trang thiết bị phải được ghi trực tiếp vào phiếu đề nghị sửa chữa trang thiết bị hoặc lập thành biên bản đối với các trường hợp sau:
+ Việc sửa chữa đòi hỏi thay thế linh kiện, phụ tùng có giá trị trên 1.000.000đ (một triệu đồng).
+ Phải thuê đơn vị ngoài cơ quan để sửa chữa trang thiết bị.
+ Việc sửa chữa trang thiết bị có độ phức tạp và cần nhiều thời gian.
- Đối với các trường hợp sự cố, Tổ Quản trị CSVC cử người kiểm tra và khắc phục sự cố ngay sau khi tiếp nhận yêu cầu.
Bước 3. Tổ chức sửa chữa
- Tổ Quản trị CSVC tiến hành sửa chữa trang thiết bị ngay trong ngày tiếp nhận phiếu đề nghị sửa chữa trang thiết bị hoặc buổi sáng ngày làm việc tiếp theo (nếu yêu cầu được tiếp nhận sau 16 giờ).
- Đối với công việc sửa chữa đòi hỏi phải thay thế linh kiện, phụ tùng do hư hỏng có giá trị trên 1.000.000đ, Tổ Quản trị CSVC trình Chánh Văn phòng Đại học Huế cho phép thay thế (trong 01 ngày làm việc); thời gian mua sắm các linh kiện phụ tùng thay thế không quá 03 ngày. Đối với các linh kiện, phụ tùng hiếm và đặc thù, thời gian mua sắm theo hợp đồng với nhà cung cấp.
- Đối với công việc sửa chữa đòi hỏi phải thuê ngoài, việc lập hợp đồng thuê bên ngoài sửa chữa phải được tiến hành chậm nhất là 01 ngày kể từ khi nhận được yêu cầu. Tổ Quản trị CSVC thông báo thời hạn sửa chữa trang thiết bị cho đơn vị ngay sau khi đã thoả thuận với bên nhận hợp đồng.
Bước 4. Nghiệm thu và ghi sổ theo dõi
- Tổ Quản trị CSVC, người sử dụng trang thiết bị và người sửa chữa trang thiết bị tiến hành nghiệm thu chất lượng và xác nhận hoàn thành sửa chữa vào Phiếu đề nghị sửa chữa trang thiết bị.
- Các linh kiện, phụ tùng thay thế (nếu có) phải được nghiệm thu chất lượng trước khi tiến hành thay thế.
- Đối với thiết bị có yêu cầu lập sổ theo dõi sửa chữa, Tổ Quản trị CSVC ghi sổ theo dõi ngay sau khi việc sửa chữa được nghiệm thu hoàn thành.
Bước 5. Thanh toán
- Trong vòng 5 ngày làm việc, Tổ Quản trị CSVC gửi Ban KHTC hồ sơ thanh toán bao gồm: Phiếu đề nghị thanh toán; phiếu đề nghị sửa chữa trang thiết bị; hợp đồng sửa chữa; biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng sửa chữa; hóa đơn, chứng từ thay thế linh kiện, phụ tùng…
- Ban KHTC thanh toán chi phí sửa chữa trang thiết bị; thời gian thực hiện không quá 01 tuần kể từ ngày nhận đủ hồ sơ thanh toán.
