Bước 1: Ban Hợp tác quốc tế tiếp nhận thông tin từ đối tác và lập kế hoạch làm việc trình Giám đốc hoặc Phó Giám đốc phụ trách phê duyệt.
Bước 2:Chuẩn bị nội dung văn bản ký kết, chương trình làm việc cùng thành phần tham dự phía Đại học Huế và thông tin về đối tác trình Giám đốc hoặc Phó giám đốc phụ trách trước khi tổ chức Lễ ký kết.
Bước 3: Đăng ký lịch công tác, làm thủ tục báo khách gửi Công an, Sở Ngoại vụ, gửi đề nghị các công việc cần chuẩn bị cho Văn phòng, đồng thời thông báo cho các đơn vị liên quan theo phê duyệt của giám đốc hoặc phó giám đốc Đại học Huế trước khi khách đến 07 ngày.
Bước 4:
- Văn phòng chịu trách nhiệm trang trí phòng ký kết (theo đề nghị của Ban Hợp tác quốc tế), chuẩn bị máy chiếu, âm thanh, nước uống, chụp ảnh, đưa tin về Lễ ký kết.
- Ban Hợp tác quốc tế chuẩn bị tài liệu, sắp xếp chỗ ngồi, làm bảng tên, chuẩn bị quà tặng và các chuẩn bị khác, tổ chức tiệc chiêu đãi (nếu có).
Bước 5:Tiến hành Lễ ký kết theo chương trình đã được duyệt
Bước 6: Hướng dẫn và liên hệ cho đoàn đến làm việc với các cơ quan khác (nếu cần).
Bước 7: Ghi chép biên bản Lễ ký kết và cập nhật vào mạng nội bộ của Ban trong vòng 3 ngày sau khi kết thúc chuyến làm việc.
Bước 8:Phân tích và xác định các khả năng hợp tác trong tương lai, đề xuất các hướng phát triển với đối tác sau lễ ký kết.
Bước 9:
- Sau khi ký kết văn bản hợp tác, Đại học Huế sẽ thông báo cho các đơn vị trực thuộc biết và tạo điều kiện cho các đơn vị tiếp cận, xây dựng các nội dung hợp tác cụ thể. Các đơn vị dựa trên văn bản ký kết tổ chức xây dựng hoạt động dự án hợp tác của đơn vị mình.
- Trường hợp các trường thành viên ký kết, các trường thông báo cho Ban Hợp tác quốc tế biết để cử cán bộ tham dự. Các trường thành viên gửi báo cáo cho Đại học Huế (qua Ban Hợp tác quốc tế) nội dung của văn bản hợp tác ngay sau khi ký kết.
- Các trung tâm và đơn vị có nhu cầu ký hợp tác với các cơ sở nước ngoài, gửi nội dung cần ký kết (trước 15 ngày) để Ban Hợp tác quốc tế thẩm định, trình Giám đốc xem xét và phối hợp tổ chức lễ ký kết.
