Bước 1:Đơn vị chủ trì tiếp nhận thông tin từ đối tác, làm việc với đối tác để xác định nguồn kinh phí tổ chức, thời gian tổ chức, thành phần tham dự, đơn vị đồng tổ chức, các công việc cần chuẩn bị liên quan.
Bước 2:Gửi công văn xin phép tổ chức cho Đại học Huế (qua Ban Hợp tác quốc tế) theo mẫu hướng dẫn (Mẫu 01). Công văn gửi đến Đại học Huế chậm nhất là 20 ngày trước khi tổ chức hội nghị, hội thảo. Trường hợp đặc biệt, đơn vị báo trực tiếp cho Ban Hợp tác quốc tế để có phương án giải quyết.
Bước 3:Đại học Huế căn cứ vào mục đích, nội dung để quyết định cho phép tổ chức và ban hành văn bản cho phép trong vòng 7 ngày từ khi nhận được công văn của đơn vị.
Bước 4:Đơn vị lên kế hoạch tổ chức, dự trù kinh phí, làm công văn báo cáo cơ quan chức năng, đăng ký lịch công tác và gửi yêu cầu các công việc cần Đại học Huế hỗ trợ.
Bước 5:Đơn vị chịu trách nhiệm tổ chức, quản lý nội dung, tài liệu và các vấn đề liên quan trong quá trình tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.
Bước 6:Trong vòng 10 ngày sau khi tổ chức xong hội nghị, hội thảo, đơn vị gửi báo cáo tình hình và kết quả hội nghị, hội thảo về Đại học Huế (qua Ban Hợp tác quốc tế)
