Bước 1: Đơn vị gửi công văn báo cáo Đại học Huế (qua Ban Hợp tác quốc tế và Ban Công tác sinh viên), chậm nhất 15 ngày trước khi tiếp nhận sinh viên. Nội dung bao gồm:
+ Thông tin về sinh viên (Họ tên đầy đủ và các thông tin kèm theo như quốc tịch, ngày tháng năm sinh, số hộ chiếu…);
+ Thông tin trường hợp tác, nguồn hợp tác,…;
+ Những nội dung liên quan đến việc trao đổi, hướng dẫn sinh viên nước ngoài học tập tại đơn vị;
+ Phân công giáo viên, nhóm giáo viên đảm nhận hướng dẫn.
Bước 2:Đơn vị lên kế hoạch tổ chức, báo cáo cơ quan chức năng (Công an, Sở Ngoại vụ) và gửi yêu cầu các công việc cần Đại học Huế hỗ trợ.
Bước 3:Đơn vị chịu trách nhiệm quản lý sinh viên, nội dung nghiên cứu, học tập và các hoạt động có liên quan. Ban Hợp tác quốc tế theo dõi, kiểm tra.
Bước 4:Sau khi kết thúc, trong vòng 15 ngày, đơn vị báo cáo kết quả học tập, nghiên cứu và hoạt động của sinh viên cho Ban Hợp tác quốc tế.