Bước 1: Xây dựng và đề xuất dự án
Từ tháng 10 năm trước đến 31/12 hàng năm:
- Các đơn vị căn cứ vào quy hoạch phát triển tổng thể, chủ động xây dựng dự án tăng cường năng lực nghiên cứu phù hợp với quy hoạch phòng thí nghiệm của đơn vị trong thời gian 3 năm và gửi đề xuất cho Đại học Huế qua Ban Khoa học – Công nghệ (trước 15/12).
- Đại học Huế xem xét đề xuất của các đơn vị, sắp xếp thứ tự ưu tiên các dự án và đề xuất trong kế hoạch khoa học công nghệ hàng năm. Các dự án nằm trong chuỗi phòng thí nghiệm phục vụ các chương trình khoa học và công nghệ trọng điểm ưu tiên của Nhà nước và phục vụ nhu cầu xã hội được ưu tiên đầu tư.
- Đại học Huế kiểm tra, tổ chức sơ tuyển và tổng hợp báo cáo Bộ Giáo dục và Đào tạo xem xét tuyển chọn (trước 31/12).
Bước 2: Tuyển chọn và phê duyệt dự án
Từ 01/01 đến 30/7 hàng năm:
- Ban Khoa học - Công nghệ phối hợp với Ban Quản trị cơ sở vật chất hướng dẫn các đơn vị có dự án được Bộ Giáo dục và Đào tạo xác định đưa vào danh mục kế hoạch khoa học và công nghệ của Bộ lập hồ sơ đề nghị xét duyệt dự án. Hồ sơ gồm tờ trình xin phê duyệt và 15 bản thuyết minh dự án (đóng quyển), (trước 31/5).
- Các đơn vị đề xuất dự án báo cáo trước Hội đồng tư vấn xét duyệt dự án của Bộ về mục tiêu, nội dung của dự án và trả lời các chất vấn của Hội đồng, làm căn cứ để Hội đồng đánh giá, tham mưu cho Bộ xem xét, phê duyệt dự án (trong tháng 7).
- Ban Khoa học - Công nghệ hướng dẫn các đơn vị chỉnh sửa Dự án theo kết luận của Hội đồng và gửi về Bộ Gíao dục và Đào tạo trong thời gian 10 ngày kể từ ngày họp Hội đồng.
- Bộ Giáo dục và Đào tạo xem xét, phê duyệt đưa vào kế hoạch khoa học công nghệ của Bộ (trước 30/7).
Bước 3: Triển khai thực hiện dự án sau khi được Bộ phê duyệt đưa vào kế hoạch
Từ tháng 11 đến tháng 9 năm sau:
- Bộ Giáo dục và Đào tạo ra quyết định phê duyệt và giao chỉ tiêu kinh phí cụ thể cho các đơn vị được đầu tư (tháng 11 hàng năm).
- Đại học Huế quản lý nguồn kinh phí được giao và hướng dẫn các đơn vị triển khai thực hiện dự án theo chỉ đạo của Bộ Gíao dục và Đào tạo (tháng 12 hàng năm).
- Ban Quản trị cơ sở vật chất phối hợp với Ban Khoa học - Công nghệ hướng dẫn các đơn vị tiến hành lập dự toán chi tiết, tờ trình xin phê duyệt kế hoạch hàng năm của dự án kèm theo danh mục thiết bị và dự toán chi tiết báo cáo Vụ Khoa học Công nghệ và Môi trường, Bộ Giáo dục và Đào tạo (trong tháng 2).
- Sau khi nhận được ý kiến đồng ý của Bộ về dự toán chi tiết của dự án, Ban Quản trị cơ sở vật chất hướng dẫn các đơn vị chuẩn bị Hồ sơ đề nghị lựa chọn thiết bị (15 bộ) bao gồm danh mục thiết bị kèm theo dự toán chi tiết, bảng tổng hợp từ ba (3) báo giá đối với thiết bị loại A gửi Vụ Khoa học Công nghệ và Môi trường, Bộ Gíao dục và Đào tạo (trong tháng 4).
- Các đơn vị đề xuất dự án báo cáo về thiết bị lựa chọn trước Hội đồng tư vấn lựa chọn thiết bị của Bộ và trả lời các chất vấn của Hội đồng, làm căn cứ để Hội đồng đánh giá, tham mưu cho Bộ xem xét, phê duyệt (trong tháng 5).
- Bộ Giáo dục và Đào tạo xem xét và phê duyệt danh mục thiết bị đầu tư hàng năm kèm theo dự toán chi tiết (trong tháng 6).
- Ban Quản trị cơ sở vật chất căn cứ vào Quyết định phê duyệt danh mục thiết bị đầu tư kèm theo dự toán chi tiết của Bộ Giáo dục và Đào tạo xây dựng hồ sơ mời thầu và tham mưu cho Giám đốc kế hoạch đấu thầu trình Bộ Giáo dục và Đào tạo phê duyệt (trong tháng 7).
- Đại học Huế tiến hành các thủ tục đấu thầu theo kế hoạch đã được phê duyệt, theo Luật Đấu thầu và các quy định hiện hành của Nhà nước và trình Bộ Giáo dục và Đào tạo phê duyệt kết quả đấu thầu (trong tháng 8).
- Sau khi nhận được Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu của Bộ Giáo dục và Đào tạo, Đại học Huế thương thảo hoàn thiện hợp đồng, tiến hành lắp đặt thiết bị và đưa vào sử dụng (trong tháng 9).
Bước 4: Kiểm tra và đánh giá nghiệm thu sau khi dự án đã triển khai
- Ban Quản trị cơ sở vật chất phối hợp với Ban Khoa học - Công nghệ kiểm tra đôn đốc việc triển khai dự án theo đúng tiến độ; đảm bảo các chứng từ, hồ sơ tài liệu liên quan đến từng hạng mục và toàn bộ dự án theo đúng các quy định về tài chính kế toán, cũng như các quy định hiện hành của Nhà nước.
- Nghiệm thu dự án tiến hành theo hai cấp:
+ Hội đồng nghiệm thu cấp cơ sở: Đại học Huế ra quyết định thành lập Hội đồng nghiệm thu cấp cơ sở và tổ chức nghiệm thu sau khi các thiết bị của dự án được lắp đặt và đưa vào sử dụng, có sự tham gia của Ban Quản trị cơ sở vật chất, Ban Khoa học - Công nghệ, Ban Kế hoạch - Tài chính và các bộ phận liên quan.
+ Hội đồng nghiệm thu cấp Bộ: Khi dự án đã hoàn thành toàn bộ và đi vào hoạt động ổn định, Đại học Huế lập hồ sơ nghiệm thu (bao gồm biên bản nghiệm thu cấp cơ sở, báo cáo nghiệm thu dự án, các tài liệu liên quan của dự án theo trình tự thời gian) và báo cáo Bộ Giáo dục và Đào tạo thành lập Hội đồng nghiệm thu cấp Bộ.
Bước 5: Báo cáo và thanh quyết toán sau khi dự án đã hoàn thành
- Đại học Huế lập báo cáo đầy đủ về tình hình thực hiện dự án hàng năm, về toàn bộ dự án và các kiến nghị (nếu có) gửi về Bộ Giáo dục và Đào tạo.
- Việc thanh quyết toán kinh phí dự án được thực hiện theo chế độ hiện hành đối với kinh phí sự nghiệp khoa học công nghệ.
