I. Mục đích - yêu cầu

1. Mục đích

- Phát huy vai trò xung kích tình nguyện của sinh viên trong công tác hướng dẫn, hỗ trợ, giúp đỡ các thí sinh và người nhà thí sinh trong kỳ thi tuyển sinh đại học, cao đẳng năm 2014 nhằm đảm bảo kỳ thi diễn ra một cách an toàn, thuận lợi, tạo tâm lý tốt cho thí sinh dự thi đạt kết quả cao nhất.

- Tạo điều kiện tối đa cho thí sinh và người nhà thí sinh khi đến Huế có chỗ ở thuận tiện và đảm bảo an toàn.

- Thông qua hoạt động tiếp sức mùa thi tạo môi trường để hội viên, sinh viên tham gia giải quyết các vấn đề của xã hội và cộng đồng.

2. Yêu cầu

- Chương trình được tổ chức một cách thiết thực, đảm bảo an toàn, tiết kiệm và đạt hiệu quả cao, thu hút đông đảo sinh viên tham gia.

- Thực hiện tốt công tác thông tin, tuyên truyền để thí sinh và người nhà thí sinh được tiếp cận đồng thời nhận sự giúp đỡ của chương trình.

II. Đối tượng, số lượng và địa điểm tham gia

1. Đối tượng tham gia

Sinh viên đang học tại các trường, khoa trực thuộc Đại học Huế có phẩm chất đạo đức tốt, sức khỏe tốt, có kinh nghiệm tham gia các hoạt động xã hội, tình nguyện, có khả năng cung cấp nhiều địa chỉ nhà trọ, thông thạo địa bàn thành phố Huế, tự túc chổ ở, phương tiện, có tinh thần kỷ luật và tự nguyện đăng ký tham gia (không ảnh hưởng thời gian học tập, lên lớp của sinh viên).

2. Số lượng và địa điểm

- Số lượng: 200 sinh viên.

- Phân bổ số lượng tình nguyện viên của các đơn vị và địa điểm hoạt động:

* Tất cả các tình nguyện viên (TNV) đều được trang bị: mũ, áo,  bảng tên (thẻ tình nguyện viên)

* Các đơn vị được phân công phụ trách các điểm có trách nhiệm tổ chức cho các nhóm trực tại địa đểm trong thời gian từ 6h00 sáng đến 22h00 mỗi ngày.

III. Nội dung và tiến độ thực hiện

1. Khảo sát địa chỉ nhà trọ, nhập dữ liệu và lập danh mục nhà trọ

Các đơn vị thành lập nhóm sinh viên (từ đội tình nguyện tiếp sức mùa thi), tiến hành khảo sát và cung cấp cho BTC trên 10.000 chỗ trọ giá rẻ, miễn phí, mỗi đơn vị tối thiểu 1.000 chỗ trọ trong khu vực thành phố Huế và các vùng lân cận. (Yêu cầu các đơn vị khảo sát và tập hợp danh sách theo mẫu gửi kèm, đồng thời lập danh sách địa chỉ trọ trên máy tính bằng excel và gửi cho văn phòng Hội sinh viên Đại học Huế, 03 Lê Lợi hoặc gửi kèm file đến địa chỉ email: camellia3010@gmail.com) trước ngày 30/5/2014 để chuẩn bị danh mục tra cứu nhà trọ cho các nhóm tình nguyện viên.

Phân công khảo sát địa điểm trọ cho các đội tình nguyện như sau (có bảng phân công kèm theo). Đề nghị các đơn vị gửi đúng thời gian quy định để kịp thời triển khai kế hoạch.

2. Lập danh sách trích ngang tình nguyện viên nộp về Văn phòng HSV ĐHH (03 Lê Lợi) trước ngày 15/5/2014.

3. Chương trình Homestay

- Với mục đích phục vụ điều kiện lưu trú, sinh hoạt thuận lợi, an toàn nhất cho thí sinh và người nhà thí sinh ở tỉnh xa về Huế dự thi đại học, Hội sinh viên Đại học Huế đề nghị Hội sinh viên các đơn vị trực thuộc thông báo rộng rãi nội dung chương trình Tiếp sức mùa thi Homestay đến hội viên, sinh viên đơn vị mình biết, tham gia đăng ký chương trình.

- Tình nguyện viên căn cứ tình hình cơ sở vật chất chỗ ở hiện tại của mình (nhà ở hoặc phòng trọ) đăng ký giúp đỡ từ 1-2 thí sinh và người nhà thí sinh lưu trú tại nhà trong thời gian thi.

- Phân bổ số lượng: Mỗi đơn vị vận động tối thiểu 100 sinh viên đăng ký tham gia và gửi danh sách về Hội sinh viên Đại học Huế trước ngày 15/5/2014.

- Hội sinh viên Đại học Huế tiến hành khảo sát, kiểm tra chổ ở được đăng ký từ 20/5/2014 - 5/6/2014.

4. Tổ chức tập huấn và lễ ra quân

* Tập huấn cho TNV:

- Thời gian: Dự kiến vào lúc 16h00, ngày 13 tháng 6 năm 2014. (thứ 6).

- Địa Điểm:tại Hội trường Đại học Huế, 03 Lê Lợi, tp Huế

- Nội dung: quán triệt chức năng, nhiệm vụ của TNV, quy định thời gian, nội dung, địa điểm làm việc và các mối quan hệ công tác.

* Lễ ra quân:

Thời gian, địa điểm tổ chức lễ ra quân "Tiếp sức mùa thi" năm 2014, Hội sinh viên Đại học Huế sẽ thông báo cho các đơn vị sau.

Sau Lễ ra quân, tất cả TNV về các địa điểm đã phân công thực thi nhiệm vụ đợt I: treo băng rôn, dán poster, phát tài liệu, thiết lập bàn TNV hướng dẫn thí sinh.

5. Hoạt động hỗ trợ tuyển sinh, tập trung cao điểm vào 3 đợt, cụ thể như sau

- Đợt 1: Từ ngày 23/6 đến ngày 05/7/2014 (Ngày làm thủ tục dự thi 3/7; ngày thi 4,5/7/2014)

- Đợt 2: Từ ngày 5/7 đến ngày 10/7/2014 (Ngày làm thủ tục dự thi 8/7; ngày thi 9,10/7/2014)

- Đợt 3: Từ ngày 10/7 đến ngày 18/7/2014 (Ngày làm thủ tục dự thi 14/7; ngày thi 15,16/7/2014)

6. Hội sinh viên các trường báo cáo kết quả hoạt động cả 3 đợt và lập danh sách sinh viên xuất sắc đề nghị các cấp khen thưởng gửi về cho Hội sinh viên Đại học Huế trước ngày 30/7/2014.

7. Tổ chức Tổng kết chương trình (thông báo sau).

IV. Công tác tổ chức thực hiện

1. Hội sinh viên Đại học Huế

- Phối hợp với Tỉnh đoàn tổ chức Lễ ra quân và Lễ tổng kết.

- Tổ chức tập huấn cho đội TNV, chuẩn bị cẩm nang nhà trọ, bản đồ.

- Tiếp nhận kinh phí, cẩm nang, vật phẩm, bandrole, áo, thẻ TNV từ Tỉnh Đoàn để phân phối cho TNV.

- Phối hợp với nhà ga, bến xe và công an thành phố để tạo điều kiện cho các đội TNV làm việc.

- Tổng hợp thông tin, số liệu hàng ngày để báo cáo với BTC chương trình.

- Kiểm tra, đôn đốc HSV các trường và các nhóm TNV; khen thưởng kịp thời.

- Trực chỉ đạo tại Văn phòng Hội SV Đại học Huế, Số 02 Lê Lợi, ĐT: 0543.821759 hoặc liên hệ trực tiếp qua DĐ: 0914066769 (A. Lợi) và 0944972535 (C. Trà My) - Email: camellia3010@gmail.com.

2.  Hội sinh viên các trường, khoa trực thuộc

- Xét chọn TNV theo đúng yêu cầu và báo cáo danh sách TNV cho Ban tổ chức chậm nhất vào lúc 16h30 ngày 15/5/2014.

- Thành lập đội khảo sát địa chỉ nhà trọ, tiến hành khảo sát nhập dữ liệu - báo cáo trước ngày 30/5/2014 (Yêu cầu các đơn vị tiến hành việc khảo sát và cung cấp thông tin nhà trọ nghiêm túc, chính xác và đầy đủ chi tiết theo mẫu).

- Tổ chức thành các nhóm làm việc tại các địa điểm đã phân công:

  + Nhóm 1: Trực tại cổng trường, KTX, chia 3 ca/ngày (sáng, chiều, tối)

  + Nhóm 2: Trực tại các bến xe, Ga Huế ... theo bảng phân công trên.

- Phân công cán bộ Hội chủ chốt theo dõi, đôn đốc TNV làm việc đúng chức năng, nhiệm vụ và đảm bảo thời gian theo 3 ca:

 + Ca buổi sáng từ        6h00 đến 12h00.

 + Ca buổi chiều từ       12h00 đến 19h00.

 + Ca buổi tối từ 19h00 đến 22h.

- Các nhóm ghi nhật ký và thường xuyên báo cáo tình hình trong ngày cho Ban điều hành để phục vụ công tác tuyên truyền, hỗ trợ.

V. Kinh phí

- Tiền kinh phí nước uống, tài liệu, cẩm nang, vật phẩm, bandrole, áo, thẻ tình nguyện viên do Ban Thường vụ Tỉnh Đoàn hỗ trợ.

- Hội sinh viên Đại học Huế dự trù kinh phí đề nghị Ban Giám đốc Đại học Huế hỗ trợ thêm tiền ăn giữa ca, nước uống, đi lại cho các nhóm khảo sát nhà trọ; tổ chức Lễ tuyên dương, khen thưởng TNV hoàn thành tốt nhiệm vụ.

Đây là một hoạt động trọng tâm trong công tác năm học 2013-2014, vì vậy Hội sinh viên Đại học Huế đề nghị BCH Hội SV các trường, BCH Đoàn các khoa triển khai thực hiện tốt các nội dung của kế hoạch này.