Tại hội nghị, các đại biểu đã được nghe báo cáo của Văn phòng Đại học Huế về tình hình công tác lưu trữ; tình hình thu hồi hồ sơ Đại học Huế năm 2015 về thống kê tài liệu lưu trữ tồn đọng tại Đại học Huế và các đơn vị; ThS. Trần Quang Bình, Trưởng Khoa Quản trị - Nghiệp vụ Trường CĐSP Thừa Thiên Huế hướng dẫn công tác lập hồ sơ cho các trường đại học thành viên, đơn vị trực thuộc; đồng chí Nguyễn Tất Thắng, Chi cục trưởng Chi cục Văn thư – Lưu trữ, Sở Nội vụ tỉnh Thừa Thiên Huế quán triệt Chỉ thị số 41/2013/CT-UBND ngày 30/10/2013 về tăng cường công tác quản lý, lập hồ sơ và nộp hồ sơ lưu trữ; Chỉ thị số 12/2015/CT-UBND ngày 4/6/2015 về giải quyết tài liệu tồn đọng, tích đống của các cơ quan, tổ chức, địa phương trên địa bàn tỉnh, đồng thời hướng dẫn về công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong các cơ quan, đơn vị.

Trong thời gian qua, công tác lưu trữ đã được Nhà nước đặc biệt quan tâm, thông qua việc ban hành Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 và các văn bản quy phạm pháp luật, tạo cơ sở và hành lang pháp lý để công tác lưu trữ của các cơ quan, đơn vị đi vào nền nếp.

Để triển khai công này, UBND tỉnh Thừa Thiên Huế đã ban hành Chỉ thị số 41/2013 ngày 30/10/2013 về tăng cường công tác quản lý, lập hồ sơ và nộp hồ sơ lưu trữ; Chỉ thị số 12/2015 ngày 4/6/2015 về giải quyết tài liệu tồn đọng, tích đống của các cơ quan, tổ chức, địa phương trên địa bàn tỉnh.

Thực hiện chủ trương của Đảng, Nhà nước, chỉ thị của UBND tỉnh, Đại học Huế đã ban hành Kế hoạch lưu trữ năm 2014, Danh mục hồ sơ Đại học Huế năm 2015, Danh mục hồ sơ năm 2016, các văn bản về nộp lưu hồ sơ năm 2015, thu hồi hồ sơ năm 2015 và thống kê tình hình tài liệu lưu trữ tồn đọng ở Đại học Huế, báo cáo tình hình lưu trữ hằng năm cho Chi cục Văn thư, lưu trữ tỉnh Thừa Thiên Huế. Bên cạnh đó, Đại học Huế đã tổ chức các hội nghị tập huấn, triển khai công tác lưu trữ, lập hồ sơ, nộp hồ sơ lưu trữ cho các Ban chức năng, Văn phòng, các trường đại học thành viên, đơn vị trực thuộc.

Triển khai các văn bản của các cơ quan quản lý nhà nước và Đại học Huế, một số trường đại học thành viên, đơn vị trực thuộc đã có nhiều chuyển biến trong nhận thức về công tác lưu trữ. Trường Đại học Sư phạm đã tổ chức hội nghị tập huấn, cấp chứng chỉ cho chuyên viên làm công tác văn thư, lưu trữ; xây dựng Danh mục hồ sơ và Đề án thu hồi tài liệu lưu trữ tồn đọng. Trường Đại học Y Dược tham khảo ý kiến của các cơ quan chuyên môn và Đại học Huế để chuẩn bị triển khai công tác lưu trữ. Các trường thành viên, đơn vị trực thuộc khác mặc dù cử lãnh đạo, viên chức tham gia tập huấn công tác lưu trữ hàng năm, nhưng chưa triển khai công tác lưu trữ, chưa báo cáo và cung cấp thông tin về công tác lưu trữ của đơn vị.

Nhìn chung, từ năm 2014, Đại học Huế đã bắt đầu đẩy mạnh việc triển khai công tác lưu trữ thông qua việc ban hành kế hoạch, danh mục hồ sơ lưu trữ, văn bản hướng dẫn và tổ chức các hội nghị tập huấn, tuy nhiên công tác lưu trữ ở Đại học Huế vẫn chưa thực sự đi vào nền nếp. Nguyên nhân do viên chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ chưa ý thức, am hiểu đầy đủ về công tác này; lãnh đạo các đơn vị chưa thực sự quan tâm, đề cao vai trò và tầm quan trọng của công tác lưu trữ của đơn vị.

Phát biểu chỉ đạo hội nghị, TS. Trương Quý Tùng, Phó Giám đốc Đại học Huế nhấn mạnh tầm quan trọng công tác lưu trữ trong giai đoạn hiện nay. Các trường đại học thành viên, đơn vị trực thuộc cần quan tâm, chỉ đạo các bộ phận chức năng triển khai có hiệu quả công tác lưu trữ của đơn vị. Trước mắt, cần bố trí, đào tạo, bồi dưỡng chuyên viên làm công tác lưu trữ; chỉ đạo bộ phận chức năng thống kê, thu hồi tài liệu lưu trữ còn tồn đọng; đưa công tác lưu trữ vào tiêu chí thi đua hằng năm của đơn vị; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong việc khai thác, sử dụng, lưu trữ tài liệu; bố trí kinh phí để thực hiện công tác lưu trữ. Phó Giám đốc Đại học Huế đề nghị lãnh đạo các đơn vị cần quan tâm thực hiện tốt công tác lưu trữ theo chủ trương của Nhà nước, tỉnh Thừa Thiên Huế và Đại học Huế. Trong thời gian tới, Đại học Huế có kế hoạch tổ chức kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở để công tác lưu trữ ở Đại học Huế, các trường đại học thành viên, đơn vị trực thuộc đi vào nền nếp.

 Minh Phương